Managed Print Services: Drucken als Dienstleistung einfach erklärt

Drucker gehören zu den Geräten, um die sich im Büro niemand gern kümmert – bis der Toner leer ist oder das Gerät streikt. Managed Print Services, kurz MPS, sollen genau das abnehmen. Dieser Artikel erklärt, was dahintersteckt und wann sich das Modell lohnt.

Was Managed Print Services sind

Bei Managed Print Services übernimmt ein Dienstleister den Betrieb der Drucker und Multifunktionsgeräte eines Unternehmens. Statt Geräte zu kaufen und Verbrauchsmaterial selbst nachzubestellen, zahlt das Unternehmen für das Drucken als Leistung. Üblicherweise gehören dazu:

• die Geräte selbst, gemietet oder geleast,
• Toner und Verschleißteile, die automatisch geliefert werden, bevor sie ausgehen,
• Wartung und Reparatur einschließlich Ersatzgerät bei längerem Ausfall,
• eine Auswertung, wer wie viel und auf welchem Gerät druckt.

Mehrere Gerätehersteller und viele IT-Dienstleister bieten solche Verträge an; Umfang und Bedingungen unterscheiden sich deutlich.

Wie abgerechnet wird

Verbreitet sind zwei Modelle, oft auch gemischt:

1. Preis je Seite: Sie zahlen einen festen Betrag je gedruckter Seite, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe. Darin sind Toner und Wartung enthalten.
2. Monatspauschale: Ein fester Betrag deckt ein vereinbartes Druckvolumen ab; was darüber hinausgeht, wird je Seite berechnet.

Wichtig ist das vereinbarte Mindestvolumen: Wer weniger druckt als angenommen, zahlt trotzdem dafür.

Für wen sich das lohnt

Das Modell passt, wenn mehrere Geräte im Einsatz sind, regelmäßig gedruckt wird und niemand im Haus Zeit für Tonerbestellungen und Störungen hat. Es schafft planbare Kosten und einen Ansprechpartner. Weniger sinnvoll ist es für Betriebe mit einem einzelnen Gerät und geringem Druckaufkommen – dort ist ein gekauftes Gerät mit Tonervorrat meist günstiger.

Worauf Sie beim Vertrag achten sollten

• Laufzeit: Verträge laufen häufig über mehrere Jahre. Prüfen Sie, was passiert, wenn sich Ihr Bedarf in dieser Zeit ändert.
• Mindestvolumen: Setzen Sie es anhand Ihres tatsächlichen Verbrauchs an, nicht anhand einer Schätzung des Anbieters.
• Reaktionszeit: Wie schnell kommt ein Techniker, und gibt es ein Ersatzgerät?
• Farbdruck: Der Seitenpreis für Farbe liegt deutlich über dem für Schwarzweiß. Eine Voreinstellung auf Schwarzweiß spart spürbar.
• Vertragsende: Was geschieht mit den Geräten, und zu welchen Bedingungen?

Datenschutz und Sicherheit

Zwei Punkte werden bei Druckern leicht übersehen:

1. Gespeicherte Dokumente. Viele Multifunktionsgeräte haben einen internen Speicher, auf dem Druck- und Scanaufträge liegen können. Regeln Sie vertraglich, dass dieser Speicher bei Rückgabe oder Austausch gelöscht oder der Datenträger entfernt wird.
2. Der Drucker ist ein Netzwerkgerät. Er braucht wie jeder Rechner aktuelle Firmware und ein geändertes Standardpasswort. Klären Sie, ob der Dienstleister die Updates übernimmt.

Liest der Dienstleister Zählerstände oder Auswertungen aus der Ferne aus, gehört dazu in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Sinnvoll ist außerdem das Drucken mit Abholung am Gerät: Der Auftrag wird erst ausgegeben, wenn sich die Person am Drucker anmeldet. So bleibt nichts Vertrauliches im Ausgabefach liegen.

Joelogy ist Partner von HP und berät Unternehmen im Kreis Mettmann und in Düsseldorf bei der Auswahl von Druckern und Multifunktionsgeräten und beim Einrichten im Netzwerk.

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Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.