Cloud-Migration für kleine Unternehmen: Ablauf, Aufwand und typische Fehler

Viele kleine Unternehmen arbeiten noch mit einem eigenen Server im Abstellraum. Spätestens wenn dessen Garantie ausläuft oder ein Betriebssystem keine Updates mehr bekommt, stellt sich die Frage: neu kaufen oder in die Cloud umziehen? Dieser Artikel erklärt, wie ein solcher Umzug abläuft und woran er scheitern kann.

Was „Cloud-Migration" bedeutet

Gemeint ist der Umzug von Daten, Programmen oder ganzen Servern aus den eigenen Räumen zu einem Anbieter, der sie in seinem Rechenzentrum betreibt. Das kann sehr Unterschiedliches heißen:

• E-Mail und Dateien ziehen in einen fertigen Dienst wie Microsoft 365 um.
• Ein Fachprogramm wird künftig vom Hersteller als Online-Version bezogen.
• Der Server selbst wird als virtueller Server in einem Rechenzentrum weiterbetrieben.

Die drei Wege unterscheiden sich stark in Aufwand, laufenden Kosten und dem, was Sie danach noch selbst betreuen müssen. Oft ist eine Mischung richtig.

Vor dem Umzug: die Bestandsaufnahme

Der häufigste Grund für böse Überraschungen ist, dass niemand genau wusste, was auf dem alten Server alles läuft. Vor jeder Entscheidung steht deshalb eine Liste:

1. Welche Programme und Dienste laufen – auch die, an die keiner mehr denkt (Zeiterfassung, Druckserver, Schnittstellen zur Buchhaltung)?
2. Welche Daten liegen wo, und wie viel ist es?
3. Wer greift von wo darauf zu – Büro, Homeoffice, Außendienst?
4. Welche Programme hängen voneinander ab?
5. Wie schnell ist die Internetleitung, und gibt es eine Ausweichleitung?

Der letzte Punkt wird gern übersehen: Liegt alles in der Cloud, steht bei einem Leitungsausfall der Betrieb.

Die Reihenfolge: nicht alles auf einmal

Bewährt hat sich, mit dem zu beginnen, was am wenigsten Abhängigkeiten hat – meist E-Mail und Dateiablage – und geschäftskritische Fachprogramme zuletzt umzuziehen. Jeder Schritt wird erst mit wenigen Arbeitsplätzen getestet, bevor alle umgestellt werden. Der eigentliche Wechsel fällt am besten auf ein Wochenende, und der alte Server bleibt noch einige Wochen unverändert stehen, bis feststeht, dass nichts fehlt.

Woran Cloud-Projekte scheitern

• Altprogramme, die es nicht als Cloud-Version gibt. Dann bleibt nur ein virtueller Server – oder der Wechsel des Programms.
• Unterschätzte laufende Kosten. Die Anschaffung entfällt, dafür fallen monatliche Gebühren je Nutzer und je Speicher an. Ein ehrlicher Vergleich rechnet über mehrere Jahre und bezieht Strom, Wartung und Ersatzteile des eigenen Servers mit ein.
• Kein eigenes Backup. Ein Cloud-Dienst ist kein Backup. Wer dort etwas löscht, hat es in der Regel nur für begrenzte Zeit im Papierkorb. Wie eine Sicherung aussehen sollte, beschreibt unser Artikel zur 3-2-1-Regel.
• Zugänge ohne zweiten Faktor. Was aus dem Internet erreichbar ist, wird angegriffen. Die Anmeldung in zwei Schritten gehört von Anfang an dazu.
• Niemand ist zuständig. Auch in der Cloud müssen Benutzer angelegt, Rechte gepflegt und Lizenzen verwaltet werden.

Datenschutz: drei Fragen an den Anbieter

Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind – das sind sie praktisch immer –, verarbeitet der Cloud-Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt die Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Klären Sie vor Vertragsschluss:

1. Stellt der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit?
2. In welchem Land stehen die Server, und werden Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt?
3. Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie den Anbieter wechseln?

Wann sich der Umzug lohnt – und wann nicht

Für den Umzug spricht, wenn ohnehin neue Hardware fällig wäre, wenn viele Beschäftigte von unterwegs arbeiten oder wenn niemand im Haus den Server betreuen kann. Gegen einen vollständigen Umzug spricht, wenn sehr große Datenmengen täglich bewegt werden, wenn die Internetleitung schwach ist oder wenn ein zentrales Fachprogramm nur lokal läuft. In solchen Fällen ist eine Mischlösung oft die bessere Wahl.

Joelogy begleitet Unternehmen im Kreis Mettmann und in Düsseldorf bei der Bestandsaufnahme, der Auswahl des passenden Wegs und dem Umzug selbst.

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Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.