DSGVO-konforme Zeiterfassung: Worauf Unternehmen achten sollten

Müssen Unternehmen die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Unabhängig von einer möglichen Neuregelung im Arbeitszeitgesetz gilt die Pflicht damit bereits heute.

Für die meisten Betriebe heißt das: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.

Was macht eine Zeiterfassung DSGVO-konform?

Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Damit gelten die Grundsätze der DSGVO, vor allem:

• Zweckbindung und Datensparsamkeit: Erfasst wird, was für Arbeitszeit, Abrechnung und Projektsteuerung nötig ist – keine lückenlose Überwachung.
• Zugriffsrechte: Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten, Führungskräfte nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen.
• Löschfristen: Daten werden nicht länger aufbewahrt als erforderlich.
• Auftragsverarbeitung: Läuft die Software bei einem Anbieter, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Mitbestimmung: Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung technischer Einrichtungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Warum der Serverstandort in Deutschland hilft

Die DSGVO verbietet Server außerhalb der EU nicht. Übermittlungen in Drittländer brauchen aber eine zusätzliche Rechtsgrundlage, und das macht Prüfung und Dokumentation aufwendiger. Liegen die Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland, entfällt dieser Teil. Das ist einer der Gründe, warum viele Betriebe gezielt nach „Server in Deutschland“ suchen.

Projektzeiterfassung: mehr als Stempeln

Wer Stunden auf Kunden oder Projekte bucht, braucht mehr als Kommen und Gehen: Zuordnung zu Projekten, Auswertungen für die Abrechnung und eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Gute Systeme verbinden beides, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden.

Checkliste vor der Auswahl

1. Wo stehen die Server, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
2. Lassen sich Rollen und Rechte fein einstellen?
3. Gibt es Löschfristen und einen Export für Auskunftsanfragen?
4. Funktioniert die Erfassung auch mobil, etwa beim Außeneinsatz?
5. Wer richtet das System ein und hilft bei Fragen?

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Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.